نحوه ارتباط تکنسین با مشتری در خدمات پس از فروش
کانال‌های ارتباط با مشتریان
به نظر می‌رسد با پیشرفت تکنولوژی، هر روز کانال‌های جدیدی ایجاد می‌شود که مشتریان و کسب‌وکارها را به هم نزدیک می‌کند و باعث می‌شود تعامل آنها با هم راحت‌تر و نزدیک‌تر شود. این‌ها برخی از محبوب‌ترین کانال‌ها هستند: نحوه ارتباط تکنسین با مشتری
- ایمیل
- تلفن
- چت زنده
- رسانه‌های اجتماعی
- صفحه وب
- ویدئو زنده
- ملاقات حضوری
- نامه‌های کاغذی
نحوه ارتباط تکنسین با مشتری:بهترین نحوه برخورد با مشتری
1. همدلی و سپاسگزاری را نشان دهید
با قانون طلایی آشنا هستید؟ «با دیگران طوری رفتار کن که دوست داری با تو رفتار شود.»
قانون طلایی خدمات مشتری هم باید این باشد:
با مشتریان آنگونه رفتار کنید که می‌خواهید با شما به عنوان یک مشتری رفتار شود.
احتمالا جمله بالا کمی گنگ به نظر برسد، اجازه بدهید بیشتر درباره آن صحبت کنیم.
ما قبلاً چند بار در مورد اهمیت همدلی در نقش‌هایی که در ارتباط مستقیم با مشتری هستند، نوشتیم. ممکن است ساده به نظر برسد، اما تک تک تعاملات با مشتری باید نشان‌دهنده همدلی شما با مشکلات مشتریان است و سپاسگزاری شما از وفاداری آنها را به همراه دارد. مثلا:
- نحوه ارتباط تکنسین با مشتری:از مشتریان تشکر کنید: برای همه چیز. اگر شرکت شما دچار مشکل یا اختلال در خدمات شد، از صبر آنها تشکر کنید. هنگام تمدید یا خرید مجدد از آنها به خاطر وفاداری‌شان تشکر کنید. از آنها تشکر کنید که وقت خود را برای به اشتراک گذاشتن نظرات خود، چه خوب و چه بد، صرف کردند.
- در پاسخگویی به شکایات و مشکلات مشتریان همدل باشید. برای مشکلی که هر چیزی را در زندگی روزمره آنها تحت تأثیر قرار می‌دهد، «متاسفم» بگویید. این مسئله می‌تواند زمان یا پول آنها را هدر بدهد یا فقط باعث سردرد مشتری شود. البته که نمی‌دانید در زندگی روزمره مشتریانتان چه می‌گذرد، بنابراین اگر با مشکلی بزرگ یا کوچک به سراغ شما آمدند، با عذرخواهی جبران کنید.
اگر مشتریان سابقه تجربه مثبت با شرکت شما را داشته باشند، بیشتر خرید می‌کنند و برای مدت طولانی‌تری تبدیل به مشتریان وفادار خواهند شد. سهم خود را در مثبت اندیشی و مهربانی انجام دهید تا مشتریان از برخورد با شما احساس خوبی داشته باشند.
2. وظیفه شناس باشید
این نکته‌ای است که احتمالا در دوران دانشجویی یا در اولین تجربه شغلی خود آن را آموخته باشید. اما در برخورد با مشتریان حین تعامل با کسکب‌وکارتان خیلی مهم است. وظیفه شناس بودن و پیگیری مسئولانه در هر ارتباط با مشتری بسیار مهم است. فرقی نمی‌کند اگر مشتری برای گرفتن راه‌حل به شما مراجعه کرده، در تالار گفت‌وگو نظری گذاشته یا شما را به شخصی معرفی کرده است. در رفتار موثر با مشتری باید همواره پیگیر باشید.نحوه ارتباط تکنسین با مشتری
حتی گاهی پیش می‌آید که مشتری از طریق تماس تلفنی، ایمیل یا اظهارنظر در شبکه‌های اجتماعی با شما ارتباط برقرار کند، اما پس از آن بگوید که برقراری ارتباط مشکلی را حل نکرد. گاهی مشتریان فکر می‌کنند که تماس با پشتیبانی فایده‌ای ندارد. برای این سوءبرداشت‌ها هم راه‌حل وجود دارد:
- اگر نمی‌توانید مشکل مشتری را در اولین برخورد با او حل کنید، یک بازه زمانی دقیق و معقول تعریف کنید که در طی آن انتظار حل مشکل را دارند. زمان و تاریخ مشخصی تعیین کنید و مسئولیت پیگیری را به عهده بگیرید.
- اگر مشتری شما با مشکلی روبرو شد که شما توانستید آن را حل کنید، یکی دو هفته بعد با او تماس بگیرید تا مطمئن شوید آن مسئله دوباره پیش نیامده است.
- بهتر است درباره مشکلاتی که معمولا مشتریان با محصولات شما دارند، تحقیق کنید. سپس تعاملات آموزشی با آنها برقرار کنید تا هم از تکرار مشکل پیشگیری نمایید و هم نارضایتی مشتریان را مدیریت کنید.
- اگر با گروهی از مشتریان در ارتباط مداوم هستید، وقت بگذارید تا درباره آنها و کسب‌وکارشان بیشتر بدانید و هر از گاهی در مورد صنعتی که آنها فعالیت دارند، صحبت کنید یا برای رسیدن به یک موفقیت به آنها تبریک بگویید.نحوه ارتباط تکنسین با مشتری
3. شفافیت داشته باشید
بسیار مهم است که هنگام برقراری ارتباط با مشتریان شفاف باشید؛ مخصوصاً اگر در مورد اشتباه یا خطایی باشد که توسط شما یا محصولتان به وجود آمده است.
در مورد استفاده از همدلی و قدردانی در توضیح وضعیت تردید نکنید، از مشکل پیش آمده عذرخواهی کنید و نحوه وقوع آن را بیان کنید و اینکه چگونه دیگر تکرار نخواهد شد. اگر ممکن است دوباره اتفاق بیفتد، در این مورد به طور واضح صحبت کنید تا مشتری بتواند خود را برای آینده آماده کند.
به ویژه اگر محصول یا خدمات شما مربوط به داده‌ها یا اطلاعات شخصی مشتریان است، یا اگر محصولتان به عنوان یک سیستم بایگانی برای کسب و کار مشتری عمل می‌کند، باید مسئولیت خود را در قبال مشتریان جدی بگیرید. در عصر داده‌ها و هک کارت‌های اعتباری، مشتریان می‌خواهند بفهمند که شما برای رفع مشکلات و جلوگیری از تکرار آنها چه می‌کنید. اطمینان حاصل کنید که در چنین مواقعی ارتباط شفافی با مشتری خواهید داشت و اگر اینطور نیست، از مدیر یا سرپرست تیم مسئول خود بخواهید راهنمایی بهتری ارائه بدهند.
4. بازخورد مشتری‌ها را بگیرید و بر اساس آن عمل کنید
کلمات کفایت نمی‌کنند؛ باید در عمل هم اثبات کنید که مشتری‌ها برایتان ارزشمند هستند. مرتباً نظرات مشتریان را جویا شوید و بر اساس آنها عمل کنید.
درخواست بازخورد منظم از مشتریان، روشی مؤثر برای شناسایی مشکلات احتمالی است. به علاوه می‌توانید این کار را قبل از رویگردانی مشتری انجام دهید. نظرسنجی‌ها همچنین به مشتریان احساس ارزشمندی می‌دهد. شما هم می‌توانید با استفاده از بازخوردهای آنها مشکلات و کارمندان ناموفق را شناسایی کنید و فرآیندهای خود را بهتر پیش ببرید.نحوه ارتباط تکنسین با مشتری
نکته: اما اگر فرآیندی برای اعمال انتقادات مشتریان ندارید، نباید نظرسنجی‌های زیادی تعریف کنید. این کار باعث خستگی مشتریان می‌شود.
نکته: اگر تا به حال نظرسنجی شاخص NPS یا شاخص خالص ترویج‌کنندگان را اجرا نکرده‌اید، پیشنهاد می‌کنیم حتما از این روش برای توسعه کسب‌وکارتان استفاده کنید.
5. هر زمان که می‌توانید مشتریان را خوشحال کنید
خوشحال کردن مشتریان، در جلب رضایت آنها تاثیر فوق العاده‌ای دارد. چطور مشتری را خوشحال کنیم؟ با سورپرایز!
مطمئن شوید که به طور دوره‌ای برای سوپرایز کردن مشتریان خود وقت می‌گذارید. لزوماً نیازی نیست آنها را با یک هدیه یا تخفیف غافلگیر کنید (اگرچه قطعاً می‌تواند انتخاب خوبی باشد). گاهی اوقات چیزی به سادگی یک نامه تشکر، هدایای تبلیغاتی یا خطاب قرار دادن در رسانه‌های اجتماعی می‌تواند به ایجاد حسن نیت و ارتباط احساسی با مشتریان شما کمک کند. یادتان باشد که ارتباط احساسی عامل موثرتری برای افزایش وفاداری مشتریان است.
نحوه ارتباط تکنسین با مشتری
6. جایی بروید که مشتریان هستند
به عنوان یک مشتری، هیچ چیز بیشتر از این آزار دهنده نیست که در جواب شکایتتان در دایرکت اینستاگرام، یک شماره تلفن برایتان ارسال شود که با آن تماس بگیرید. در جهت استراتژی‌های حفظ، نباید مشتری را معطل کنید.
این وظیفه شماست که تا حد امکان هرچه سریعتر پاسخ مشتریان را بدهید. برای انجام این کار، باید در همه کانال‌ها حضور داشته باشید. مخصوصا کانال‌هایی که مشتریان معمولا از آنها برای ارتباط با شما استفاده می‌کنند.
سعی کنید همیشه به درخواست‌ها و مسائل مشتریان در همان پلتفرمی که در ابتدا با آن تماس گرفته‌اند پاسخ دهید. البته گاهی هم استثنائاتی وجود دارد. به هر حال این به شما کمک می‌کند تا سریعتر با مشتریان ارتباط برقرار کنید و به پاسخ مورد نیاز آنها را به دستشان برسانید.
7. ربات نباشید
آخرین پیشنهاد ما برای جلب توجه مشتریان به شما این است که در سطح انسانی ارتباط برقرار کنید. مشتریان وقتی با شما تماس می‌گیرند که نیاز به کمک دارند. بدترین کار در این زمان، شنیدن پیام آماده سازمانی است. و در نظر داشته باشید که زبان رسمی برای ارتباط در برخی کانال‌ها (مانند اینستاگرام) خشک و غیر صمیمی است.
در حین حل مشکل مشتری، لحن حرفه‌ای خود را حفظ کنید. اما وقتی که مشکل مشتری را حل کردید یا اگر مشتری برای به اشتراک گذاشتن بازخورد مثبت به سراغ شما آمد، راحت باشید و کمتر به زبان رسمی حرف بزنید یا بنویسید. به زبان محاوره برای مشتری بنویسید؛ البته بدون غلط املایی!
از قدرت خلاقیت خودتان برای برخورد صحیح با مشتری استفاده کنید. به عنوان مثال در توییتر لازم نیست از پاسخ دادن با GIF یا هشتگ خجالت بکشید. اگر در اینستاگرام برای آنها کامنت می‌گذارید، سعی کنید از ایموجی استفاده کنید. تماس‌های شخصی کوچک مشتریان را به شما علاقه‌مند کرده و آنها را برای حفظ ارتباط هیجان‌زده کند.
نحوه ارتباط تکنسین با مشتری:سیستم مدیریت تعامل با مشتری
نرم افزارهای تعامل با مشتری به کسب و کارها این امکان را می‌دهد تا تعاملات با مشتری را در کانال‌های مختلف مدیریت کنند. این ابزارها در مواردی از قبیل توضیحات زیر به شما کمک خواهند کرد:
تجهیز تیم‌ها به اطلاعات مشتری
نرم افزار تعامل با مشتری، هر داده‌ای از تعامل مشتری را در یک سطح مشخص جمع آوری می‌کند. به این ترتیب، یک کسب‌وکار مجبور نیست به طور مداوم مشتریان یا اطلاعات آنها را بین بخش‌ها جابجا کند. هر بار که یک مشتری در یکی از کانال‌های ارتباطی با کسب و کار تعامل داشته باشد، اطلاعات اصلی آنها از قبیل اطلاعات تماس، تعاملات قبلی یا نوع حساب آنها در دسترس همه بخش‌ها قرار خواهد گرفت.
ارائه داده‌های تعامل با مشتری
تعامل با مشتری منبع ارزشمند داده است. آنها می‌توانند به تیم‌ها کمک کنند تا نقاط درد مشتری را کشف کنند. یاد بگیرند چگونه رضایت مشتری را افزایش دهند و چه اقداماتی را برای ایجاد یک تجربه بهتر مشتری باید انجام دهند. نرم‌افزار تعامل با مشتری باید داده‌ها و تحلیل‌های لحظه‌ای و تاریخی ارائه دهد و تیم‌ها را قادر سازد از تعاملات با مشتریان بیاموزند.
بهبود تجربه مشتری با هوش مصنوعی و اتوماسیون
سیستم‌های مدیریت تعامل با مشتری بر مبنای هوش مصنوعی و اتوماسیون طراحی شده‌اند. چت ربات‌ها تیم‌های پشتیبانی را قادر می‌سازند تا تعاملات با مشتری را در مقیاس وسیع مدیریت کنند و سریعتر به مشتریان پاسخ دهند. هوش مصنوعی هم به مدیران کمک می‌کند تا رضایت مشتری را در طول یک تعامل پیش‌بینی کنند. اتوماسیون‌ها هم به تیم‌های پشتیبانی این امکان را می‌دهند که به طور خودکار هر تعامل مشتری را بر اساس عواملی مانند مهارت لازم، زبان یا نوع محصول به سمت نماینده فروش مناسب برای کار هدایت کنند.نحوه ارتباط تکنسین با مشتری
نتیجه گیری
تعامل با مشتری مهم‌ترین عنصر در وفاداری مشتری به برند شما و موفقیت کسب و کارتان است. اگر تا کنون تاثیر این فاکتور مهم را در سازمان خود نادیده گرفته‌اید، بهتر است آموزش برخورد با مشتری را در اولویت مجموعه خود قرار دهید تا شاهد رضایت مشتریان و در نهایت افزایش فروش باشید. شیوه برخورد با مشتری را در کانال‌های ارتباطی مختلف یادبگیرید و مشتری‌تان را تحت تاثیر قرار بدهید. ادامه حیات کسب‌وکار شما به نحوه تعال با مشتری‌تان بستگی دارد.
در این مقاله ما انواع روش‌های برخورد با مشتری که بیشترین تاثیر را روی کار شما دارند توضیح دادیم. تا کنون تجربه‌ای در این زمینه داشته‌اید؟ نظراتتان را با ما و مخاطبان دیدار در میان بگذارید.نحوه ارتباط تکنسین با مشتری